Wie maar een paar producten verhuurt, kan reserveringen vaak nog prima bijhouden in een agenda of Excel. Naarmate het aantal boekingen groeit, wordt dat al snel lastiger. Je moet beschikbaarheid controleren, betalingen bijhouden, klanten bevestigingen sturen en ervoor zorgen dat hetzelfde product niet twee keer wordt verhuurd.
Verhuursoftware kan een groot deel daarvan automatiseren. Maar niet ieder reserveringssysteem is geschikt voor verhuur. Waar moet je op letten als je verhuursoftware gaat vergelijken?
Er zijn veel online reserveringssystemen beschikbaar. Een systeem waarmee klanten een afspraak bij een kapper kunnen maken, werkt alleen heel anders dan software voor de verhuur van fietsen, boten, voertuigen of accommodaties.
Bij verhuur speelt voorraad een belangrijke rol. Als je tien fietsen van een bepaald type hebt en er zijn er acht gereserveerd, moeten er nog twee beschikbaar zijn. Wordt één fiets voor meerdere dagen verhuurd, dan moet het systeem daar gedurende die hele periode rekening mee houden.
Goede verhuursoftware combineert daarom reserveringen met beschikbaarheid en voorraadbeheer.
Een belangrijk voordeel van een online verhuursysteem is dat klanten niet eerst hoeven te bellen of mailen om te vragen of iets beschikbaar is. De boekingsmodule laat alleen zien wat op het gekozen moment daadwerkelijk beschikbaar is. Een klant kiest een datum, tijd of huurperiode, selecteert het gewenste product en kan de reservering direct afronden. Let bij het vergelijken van systemen ook op de manier waarop de boekingsmodule in je website kan worden verwerkt. Het is meestal niet nodig om daarvoor een compleet nieuwe website te laten bouwen.
Niet ieder verhuurbedrijf werkt hetzelfde. Een fiets kan bijvoorbeeld per dag worden verhuurd, terwijl een boot misschien per dagdeel of per aantal uur wordt geboekt. Bij vakantiehuizen gaat het juist om overnachtingen en kunnen minimale verblijfsperiodes belangrijk zijn. Een verhuursysteem moet daarom voldoende mogelijkheden bieden om de huurperiode aan te laten sluiten op je eigen werkwijze. Denk bijvoorbeeld aan verhuur per uur, dagdeel, dag of nacht, maar ook aan vaste tijdsloten en een minimale boekingsduur.
Handmatig controleren of iets nog beschikbaar is, kost niet alleen tijd. Het vergroot ook de kans op fouten. Een goed verhuursysteem berekent de beschikbare voorraad automatisch op basis van bestaande reserveringen. Daarbij is het handig als je niet alleen met aantallen kunt werken, maar indien nodig ook afzonderlijke verhuurobjecten kunt beheren. Dat laatste is bijvoorbeeld interessant wanneer iedere fiets, boot of machine een eigen nummer heeft. Je weet dan niet alleen hoeveel exemplaren zijn verhuurd, maar ook welk specifiek exemplaar bij een reservering hoort.
Steeds meer klanten verwachten dat ze een reservering direct online kunnen betalen. Controleer daarom welke betaalmogelijkheden een verhuursysteem ondersteunt en hoe betalingen aan reserveringen worden gekoppeld. Dat voorkomt dat je achteraf handmatig moet controleren of een betaling daadwerkelijk is ontvangen. Afhankelijk van je bedrijf kan het daarnaast belangrijk zijn om met een borg, deelbetalingen of verschillende btw-tarieven te kunnen werken.
Bij veel verhuurbedrijven bestaat een reservering uit meer dan alleen het hoofdproduct. Bij een fiets kan een kinderzitje worden bijgeboekt, bij een boot bijvoorbeeld een extra uitrusting en bij een vakantiehuis een aanvullend arrangement. Het is daarom handig wanneer accessoires en andere extra's direct tijdens het reserveren kunnen worden aangeboden. Dat maakt het boekingsproces duidelijker voor de klant en kan tegelijkertijd zorgen voor extra omzet per reservering.
Een reservering levert meestal ook communicatie op. De klant verwacht een bevestiging en soms wil je kort voor aanvang nog een herinnering of aanvullende informatie sturen. Wanneer het verhuursysteem deze berichten automatisch verstuurt, hoef je dat niet voor iedere boeking afzonderlijk te doen. Bovendien weet de klant direct dat de reservering goed is ontvangen. Kijk daarbij of je de inhoud van de e-mails zelf kunt aanpassen. De informatie die een fietsverhuurder wil meesturen is immers anders dan die van een vakantiehuis of machineverhuurder.
Werk je met meerdere medewerkers, dan is het belangrijk dat iedereen vanuit dezelfde actuele planning werkt. Zo voorkom je losse agenda's, spreadsheets of briefjes met reserveringen die nog ergens verwerkt moeten worden. Voor grotere verhuurbedrijven kan ook ondersteuning voor meerdere locaties belangrijk zijn. Voorraad en beschikbaarheid moeten dan per locatie beheerd kunnen worden, terwijl je toch vanuit één omgeving overzicht houdt. Controleer ook of je verschillende gebruikersrechten kunt instellen. Niet iedere medewerker hoeft toegang te hebben tot alle instellingen en financiële gegevens.
Kijk bij het kiezen van verhuursoftware niet alleen naar wat je vandaag nodig hebt. Naarmate je bedrijf groeit, kunnen koppelingen met andere systemen belangrijker worden. Denk bijvoorbeeld aan een online betaalprovider, agenda's, externe boekingsplatforms of een API waarmee gegevens met andere software kunnen worden uitgewisseld. Voor verhuur van accommodaties kan een iCal-koppeling bijvoorbeeld belangrijk zijn wanneer dezelfde accommodatie ook via andere kanalen wordt aangeboden.
De verhuur vindt lang niet altijd plaats achter een computer. Bij de uitgifte van fietsen, boten of andere materialen is een telefoon vaak veel praktischer. Een mobiele omgeving of app kan daarom een groot voordeel zijn. Medewerkers kunnen reserveringen opzoeken, de status aanpassen of bijvoorbeeld een QR-code op een verhuurobject scannen zonder eerst naar een computer te hoeven lopen.
De goedkoopste verhuursoftware is niet automatisch de voordeligste oplossing. Kijk vooral naar de manier waarop de kosten zijn opgebouwd. Sommige aanbieders rekenen een vast maandbedrag, andere werken met transactiekosten of een percentage per online boeking. Ook kunnen er kosten gelden voor installatie, extra gebruikers, modules of bepaalde koppelingen. Vergelijk daarom niet alleen het bedrag per maand, maar vooral wat je voor dat bedrag krijgt en welke kosten toenemen als het aantal reserveringen groeit.
Er bestaat niet één verhuursysteem dat voor ieder bedrijf automatisch de beste keuze is. Een kleine fietsverhuurder stelt andere eisen aan software dan een vakantiepark of een bedrijf dat machines op meerdere locaties verhuurt. Breng daarom eerst je eigen verhuurproces in kaart. Hoe wordt er geboekt? Werk je met aantallen of individuele objecten? Welke huurperiodes gebruik je? Wil je klanten vooraf laten betalen? Welke handelingen voer je nu nog handmatig uit? Pas daarna kun je verschillende verhuursystemen goed met elkaar vergelijken.
Het belangrijkste is uiteindelijk dat de software werk uit handen neemt in plaats van extra administratie veroorzaakt. Een klant moet eenvoudig kunnen reserveren, terwijl jij direct ziet wat er is geboekt, betaald en nog beschikbaar is.
RentAccent is ontwikkeld voor bedrijven die producten, voertuigen, accommodaties en andere verhuurobjecten online willen laten reserveren. Beschikbaarheid, voorraad, online betalingen, extra's en communicatie met klanten worden vanuit één systeem beheerd.
De boekingsmodule kan in een bestaande website worden geplaatst, zodat klanten direct online kunnen reserveren. Wil je bekijken of dit aansluit bij jouw manier van verhuren, dan kun je een gratis proefaccount aanvragen. Je proefaccount wordt ingericht op basis van je aanbod en werkwijze en je kunt RentAccent vervolgens drie weken vrijblijvend gebruiken. Heb je eerst nog een vraag? Mail ons gerust even.
english