Het komt wel eens voor dat een geplaatste boeking toch niet door kan gaan. In RentAccent is er een duidelijke en gebruiksvriendelijke werkwijze voor het annuleren van een boeking. In dit artikel lees je hoe je een annulering doorvoert, welke opties je hebt en wat er daarna met de boeking gebeurt.
Stap-voor-stap: een boeking annuleren
Een annulering voer je uit vanuit de boeking zelf. Volg onderstaande stappen:
- Open de betreffende boeking in de Booking Manager.
- Klik onderaan op de knop ‘Acties’.
- Kies vervolgens ‘Boeking annuleren’.
- Er verschijnt een bevestigingsscherm waarin je wordt gevraagd of je zeker weet dat je de boeking wilt annuleren.
- Je krijgt nu de optie om automatisch een annuleringsbevestiging per e-mail naar de klant te sturen.
- Indien er een betaling is gedaan, kun je aangeven of (een deel van) het bedrag moet worden teruggestort.
- Wil je annuleringskosten in rekening brengen? Vul dit bedrag in bij het veld ‘Annuleringskosten’. Het systeem houdt dit automatisch in op het terug te betalen bedrag.
Wat gebeurt er na annulering van een boeking?
Na annulering blijft de boeking zichtbaar in het boekingsoverzicht, maar deze wordt grijs gestreept weergegeven. Zo zie je direct dat het om een geannuleerde reservering gaat. Om verwarring te voorkomen worden de geboekte objecten niet automatisch getoond bij een geannuleerde boeking. Wil je ze toch bekijken? Klik dan op ‘
Toch weergeven’ in de boeking. Je behoudt hiermee altijd het volledige inzicht in de oorspronkelijke reservering, zonder dat dit voor verwarring zorgt in de dagelijkse planning.
Annuleren met borgteruggave? De klant ontvangt bevestiging per mail
Wanneer je bij een annulering (of losse handeling) een borgbedrag terugbetaalt aan de klant, biedt het systeem de mogelijkheid om hierover een e-mailbevestiging naar de klant te sturen. Dit gebeurt automatisch tijdens het terugstortproces. Je wordt gevraagd of je de klant hiervan op de hoogte wilt stellen. Kies je voor ‘ja’, dan ontvangt de klant direct een nette bevestiging in de inbox. Wel zo duidelijk.
Flexibele annuleringsopties voor jouw verhuurbedrijf
Of je nu fietsen, boten, accommodaties of andere objecten verhuurt: het correct afhandelen van annuleringen is cruciaal voor een professionele uitstraling en een gestroomlijnd proces. RentAccent biedt verhuurbedrijven de mogelijkheid om annuleringen overzichtelijk te beheren zonder boekingen volledig te hoeven verwijderen. Zo behoud je inzicht en administratie, ook wanneer een reservering niet doorgaat. Met deze flexibele annuleringsfunctie binnen RentAccent kun je bijvoorbeeld annuleringskosten berekenen, borg terugstorten en direct communiceren met de klant via automatische e-mails. Dit zorgt voor transparantie, voorkomt fouten en bespaart tijd — zowel voor jou als voor de klant.
Automatisch terugbetalen en borg verrekenen
Een veelvoorkomende situatie bij annuleringen is dat klanten al (deels) hebben betaald of dat er een borg is gerekend. In RentAccent verwerk je dit eenvoudig: je bepaalt zelf welk bedrag wordt terugbetaald en of er een deel wordt ingehouden als annuleringsvergoeding. Het systeem verwerkt dit automatisch en maakt het terugbetalen van borg kinderlijk eenvoudig. Ook wordt bij het terugstorten van de borg automatisch een bevestigingsmail naar de klant gestuurd (indien gewenst), wat zorgt voor een professionele afhandeling van de boeking.
Waarom annuleringen correct verwerken belangrijk is
Een goed werkend reserveringssysteem met een heldere annuleringsprocedure draagt bij aan klanttevredenheid én voorkomt verlies van inkomsten. Door gebruik te maken van de ingebouwde annuleringsfunctionaliteit van RentAccent:
- voorkom je onduidelijkheid over openstaande reserveringen;
- houd je je planning altijd up-to-date;
- zorg je dat je boekingskalender betrouwbaar blijft;
- en handel je annuleringen correct af, inclusief het verrekenen van kosten of borg.
Dit maakt RentAccent niet alleen geschikt voor standaard verhuur, maar ook voor verhuurconcepten waarbij klantcontact, flexibiliteit en transparantie belangrijk zijn.
Meer weten over annuleringen?
Heb je vragen over het annuleren van boekingen of wil je advies over het instellen van annuleringsvoorwaarden binnen jouw boekingsmodule?
Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.
english